Wozu dient der Projektsteckbrief?

Der Projektsteckbrief erfüllt gleich mehrere wichtige Funktionen:

• Checkliste zur Auftragsklärung
  Er stellt sicher, dass alle wesentlichen Informationen zusammengetragen sind und die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen wurden.
  Nicht selten braucht es mehrere Gespräche, bis Auftraggeber und Projektleitung sich wirklich einig sind – der Steckbrief dokumentiert genau dieses Ergebnis.

• Vertragsähnliches Dokument
  Besonders bei internen Projekten, bei denen kein formaler Vertrag existiert, fungiert der Steckbrief als verbindliche Vereinbarung.

• Projektantrag im Portfolio-Board
  Wenn kein separates Antragsdokument existiert, kann der Steckbrief direkt im Projektportfolioboard eingereicht werden.

• Orientierung für das Projektteam
  Für Teammitglieder bietet der Steckbrief einen schnellen Überblick über Ziel, Rahmen und Kontext des Projekts.
  Während der Definitionsphase dient er zudem als „Erinnerung“ an die ursprünglichen Vereinbarungen.

Darüber hinaus fasst der Steckbrief zentrale Inhalte aus Business Case, Vision oder Big Picture zusammen und überführt sie in eine belastbare Projektdefinition.

Wann wird der Steckbrief erstellt?

Der Projektsteckbrief wird am Ende der Initialisierungsphase erstellt und beschreibt den Projektstand zu diesem Zeitpunkt.
Wichtig: Zu diesem Zeitpunkt liegen meist noch keine detaillierten Planungen vor, sondern grobe Angaben zu Zielen, Terminen, Inhalten und Budget.

Der Steckbrief ist damit die Vorarbeit für alle weiteren Planungen, zum Beispiel:

• Umfeldanalyse
• Zieldefinition
• Ressourcen- und Terminplanung

Pflichtinhalte eines Projektsteckbriefs

Damit der Steckbrief seinen Zweck erfüllt (und z. B. auch für IPMA®-Reports anerkannt wird), sollten bestimmte Inhalte unbedingt enthalten sein.

Formale Angaben

• Projektnummer (rechts oben, wichtig für PMO & Zuordnung)
• Projektleitung
  Die Projektnummer sollte später auch im Projektstrukturplan (PSP) verwendet werden.

Inhaltliche Pflichtangaben

Projektart (Investitionsprojekt, Organisationsprojekt, F&E-Projekt)

Projektumfeld (Historie: Gab es frühere Anläufe oder gescheiterte Projekte?, Motivation: Warum investiert der Auftraggeber Geld in dieses Projekt?, Sinn und Zweck, Betroffene Standorte)

Lieferobjekte (Start- und Endlieferobjekte, Hauptlieferobjekte aus Sicht des Auftraggebers)

• Beispiele:

  - Materielle Ergebnisse: Vorstudie, Pflichtenheft, Prototyp, Dokumentation
  - Dienstleistungen: Konzeption, Tests, Schulung, Inbetriebnahme
  Auch bei hybriden Projekten: MVP- und MMP-Funktionalitäten benennen, soweit bekannt.

Hier kannst du das Steckbrief-Formular mit Kommentaren von Dr. Karen Dittmann herunterladen.

Ziele

• Als zukünftige Zustände formuliert (z. B. „Abteilung XY arbeitet mit …“)
• Noch nicht operationalisiert
• Hauptziel wird später in der Zieldefinition weiter ausgearbeitet
• Immer ein Nichtziel angeben (positiv formuliert!)

Zwischentermine

• Nur die wichtigsten Meilensteine

Projektbudget

• Genehmigter Kostenrahmen (nicht die Detailkalkulation)
• Aufteilung z. B. in:
  • Personal intern
  • Personal extern
  • Sachmittel

• Anteil Projektmanagement (typisch: 5–25 %)

Hindernisse, Risiken & Chancen

• 2–3 zentrale Punkte, die zu Beginn „Bauchschmerzen“ verursachen
• Zusätzlich mögliche Chancen und positive Effekte über das ursprüngliche Ziel hinaus

Projektsteckbrief im agilen Kontext

Auch im agilen Projektmanagement braucht es ein Dokument, das Projektinhalt, Aufwand und Mittel beschreibt und genehmigt.

Viele Grundinformationen bleiben identisch:

• Projektbezeichnung
• Projektnummer
• Auftraggeber
• Projektinhalt

Unterschiede gibt es u. a. bei:

• Rollen (Product Owner, Scrum Master, Team)
• Beschreibung des Projektinhalts als Produktvision
• Iterationen, Sprintanzahl, Sprintdauer
• Initial geplantes Budget auf Basis der Sprintkosten

Der Projektsteckbrief bleibt also auch im agilen Kontext ein zentrales Steuerungs- und Orientierungsinstrument.

Fazit

Der Projektsteckbrief ist kein formales Pflichtdokument, sondern ein echter Erfolgsfaktor. Er schafft Klarheit, Verbindlichkeit und Orientierung: für Auftraggeber, Projektleitung und Team.

Oder anders gesagt:
Ein sauberer Start spart später Zeit, Nerven und Diskussionen.