Weihnachten 2022

Der himmlische Rat sitzt zusammen

Die Auslieferung der Weihnachtspakete lief die letzten Jahre alles

andere als gut. Corona, Klimawandel, Brexit…. Es wird immer komplizierter...

Der himmlische Rat 🎅 sitzt zusammen. Die Auslieferung der Weihnachtspakete 🎁lief die letzten Jahre alles andere als gut. Corona, Klimawandel, Brexit….

Es wird immer komplizierter.

Die Beteiligten werden auch nicht jünger. Stress muss reduziert werden. Man beschließt, dieses Jahr professionell zu werden. Ein richtiger Projektmanager muss her‌ Jemand, der weiß, wie man den Weihnachtsversand mit den besten Geschenken kostengünstig organisiert. Und natürlich pünktlich zu Weihnachten. Die Wahl fällt auf Dich!

In den nächsten 24 Tagen wirst Du mit himmlischen Herausforderungen konfrontiert. Du musst Dich über die Motivation von Rentieren 🩌schlau machen und mit dickköpfigen Engeln đŸ‘Œdiskutieren. Dein Auftraggeber wird Unmögliches von Dir verlangen, ohne genau sagen zu können, was das Unmögliche sein soll ⁉ Der weihnachtliche Packdienst droht mit Streik. Und dem Nikolaus🎅 fallen immer neue Sachen 🎁ein, die man auch noch schenken könnte. 

Alles in allem ein ganz normales Projekt.

Außer, dass die Herausforderungen schön geordnet Tag für Tag kommen. Jeden Tag eine. Fast wie in einem Adventskalender📅🎄. Und dass Du von uns am Projektende ein Buch 📖 geschenkt bekommst. Aber nur, wenn Dein Projekt wirklich erfolgreich war‌

Unter den besten Projektleitern und Projektleiterinnen verlosen wir drein Bücher. Hinterlasse bitte einfach deinen Namen und E-Mail-Adresse. Dann informieren wir Dich, ob Du gewonnen hast!

Wir wünschen Die ein unterhaltsames WeihnachtsprojektâŁïž

 



Du befindest Dich in der Initialisierungsphase Deines Projektes und willst mehr ĂŒber den Zweck des Projektes erfahren. Welches Dokument sollen Dir die himmlischen Initiatoren zuerst geben?

1. Pflichtenheft
2. Phasenplan
3. Detaillierte Kostenplanung
4. Business Case

Es ist der Business Case. Er wird Dir vom Weihnachtsmann ĂŒberreicht. Wenn er noch nicht vorliegt, kannst Du ihn mit ihm und dem Erzengel Gabriel als wichtigen Machtpromotor auch bei Kaffee und PlĂ€tzchen zusammen erstellen. Er wird euch spĂ€ter helfen den Nutzen des Projektes abzuschĂ€tzen und nach Projektende, ob sich das Projekt gelohnt hat.

Das Pflichtenheft wird erst viel spÀter vom Projektteam geschrieben, nachdem der Auftraggeber des Projektes bereits ein Lastenheft erstellt hat.

Der Phasenplan ist ein erster Zeitplan und wird erst in der Definitionsphase erstellt. Die Kostenplanung sogar noch spÀter in der Detailplanungsphase.

Der Nikolaus als wichtiger Stakeholder kommt vorbei und hat fĂŒr seinen Event eine tolle Idee, die jedoch zu einer Zeitverzögerung des Projektes fĂŒhren kann. Wie reagierst Du?

a) FĂŒr einen wichtigen Stakeholder wie ihn fĂŒhre ich natĂŒrlich die WĂŒnsche aus. Wer will es sich schon mit dem Nikolaus verscherzen und einen leeren Socken riskieren?

b) Ich lehne seine Anforderung ab, da die höchste Prio des Projektes die Einhaltung des Zeitplans sei, um den 24. Dezember nicht zu gefĂ€hrden. Sein Wunsch könne dieses Jahr nicht erfĂŒllt werden.

c) Ich empfehle ihm seinen Wunsch beim Lenkungskreis einzureichen und ihn ĂŒber die Umsetzung entscheiden zu lassen. Du als Projektleitung kannst nicht ĂŒber eine Erweiterung des Scopes entscheiden.

FĂŒr die Genehmigung einer Scope-Erweiterung ist der Lenkungskreis oder das Change Board eines Projektes zustĂ€ndig. Du als Projektleitung kannst eine Erweiterung nicht genehmigen.

Diese Parteien hÀtten auch die AutoritÀt mit dem Nikolaus zu diskutieren.

Welche Projektorganisationsform bevorzugst Du fĂŒr das Projekt?

a) Die Projekteinflussorganisation, damit möglichst keiner im Himmel von der Geschenkeauslieferung beeintrÀchtigt wird und seinem TagesgeschÀft nachgehen kann.

b) Eine starke Projektmatrixorganisation, um möglichst viel Macht bei der Projektleitung und im Team zu haben. Der Zeitplan muss gehalten werden.

c) Eine reine Projektorganisation, damit alle ungestört an den weihnachtlichen Vorbereitungen arbeiten können.

In einer starken Matrixorganisation hast Du die Macht das Projekt gegen WiderstÀnde durchzuregieren. Trotzdem bist Du mit der himmlischen Linienorganisation in Kontakt, um WiderstÀnde in der Organisation möglichst schnell zu erkennen, besser als in einer reinen Projektorganisation.

Ein Engel weigert sich, Geschenke fĂŒr Jungs mit einem rosa Geschenkband einzupacken. Es gibt aber nur noch rosa Geschenkband. Wie reagierst Du als Projektleitung?

 

a) Ich Delegieren den Vorgang an den himmlischen Gleichstellungsbeauftragten. Soll er das Problem lösen.

b) Ich mache von meiner Richtlinienkompetenz gebraucht und veranlasse, dass Geschenke fĂŒr Jungs ohne Geschenkbank ausgeliefert werden.

c) Ich spreche mit dem Engel ĂŒber sein BedĂŒrfnis, Jungs mit blauen GeschenkbĂ€ndern zu versorgen und erfahre somit mehr ĂŒber seine BeweggrĂŒnde. Dann treffe ich eine Entscheidung.

Du sprichst natĂŒrlich mit dem Engel. Der Konflikt lĂ€sst sich weder wegdelegieren noch per Order de Mufti unterdrĂŒcken. Frei nach dem Eisbergmodell versuchst Du ĂŒber die BeweggrĂŒnde des Engels „unter der WasseroberflĂ€che“ nachzusehen, um eine nachhaltige Lösung zu finden.

Der neue Nimbus 2000 (der Flugbesen von Harry Potter) ist dieses Jahr das Trendgeschenk. Jedoch ist er schwierig einzupacken. Somit liegt das himmlische Pack Team hinter seiner Planung zurĂŒck.

Wie reagierst Du?

a) Ich will die Engel nicht stressen, dann werden wir eben spÀter fertig.

b) Ich helfe mit packen.

c) Ich erhöhe die Anzahl der Team Mitglieder.

Die höchste ZielprioritÀt hat die Einhaltung der Auslieferung. Deshalb muss ich die Anzahl der Packengel erhöhen.

Als Projektleitung in einem komplexen Projekt selbst mit anzupacken ist vielleicht ehrbar, jedoch lĂ€ufst Du Gefahr, den Überblick zu verlieren, weil Du die Leitungs- und Vogelperspektive verlĂ€sst.

Der QualitÀtsengel lÀsst die Schlitten nicht losziehen, da sie den Elchtest nicht bestanden haben.

a) Du bestichst ihn mit himmlischem WeihnachtsgebÀck.

b) Du vermutest eine Intrige der Rentiere, die dieses Jahr nicht in die KĂ€lte raus wollen und ersetzt sie durch besagte Elche.

c) Du ziehst Deine Wunderwaffe Engel Ignasius aus dem Ärmel, der noch jedes technische Problem gelöst hat.

Die Sicherheit geht immer vor. Kein Projektziel ist so wichtig, dass jemand zu Schaden kommen darf. Wohl dem, der einen Ignasius hat


Nachdem Du Deinem Auftraggeber, dem Weihnachtsmann, die ZielprioritĂ€t im magischen Dreieck erklĂ€rt hast, fragst Du nach seiner Entscheidung. Er sagt, er hĂ€tte keine Prio, alles sei wichtig: in time, in scope und in budget. Nach weiteren Diskussionen hat er endlich verstanden, dass nur eine der ZielgrĂ¶ĂŸen auf Prio 1 stehen kann. Was denkst Du, wie er sich entscheidet?

a) Höchste Prio Scope

b) Höchste Prio Budget

c) Höchste Prio Time

Die Antwort ist leicht. Die Einhaltung der Zeit ist am wichtigsten. Denn findet die Auslieferung der Geschenke erst am 29.12. statt, ist das Projekt gescheitert.

(fĂŒr Spanien hĂ€tten wir noch bis zum 06.01. Zeit, aber das ist ein Sonderfall
)

Das himmlische Portfolioboard hat das Projekt genehmigt. Das Projekt tritt in die Definitionsphase ein. Der Lenkungskreis an den Du als Projektleitung berichtest, soll besetzt werden. Wer eignet sich als Mitglied?

a) Der Weihnachtsmann als Projektauftraggeber

b) Rudolph das Rentier

c) Der SchĂŒlersprecher des evangelischen Gymnasiums in Bielefeld

d) Du als Projektleitung

Im Lenkungskreis sollte der Weihnachtsmann als Projektauftraggeber und der SchĂŒlersprecher als Kunde des Projektes sitzen (auch wenn es Bielefeld nicht gibt
). Eine Vertretung des himmlischen Betriebsrates sowie der Chefengel der Paketproduktion helfen ebenso mit, die richtigen Entscheidungen zu treffen.

 Rudolph als Mitglied des Projektteams und Du als Projektleitung passen nicht in das Gremium. Ihr seid fĂŒr die praktische Umsetzung verantwortlich nicht fĂŒr das FĂ€llen strategischer Entscheidungen.

Deine Risikoanalyse zusammen mit Engel Kunibert hat ergeben, dass das Risiko, nicht genĂŒgend himmlisches Geschenkpapier zu VerfĂŒgung zu haben, durch die Zulassung eines irdischen Ersatzlieferanten verringert werden könnte. Wie erklĂ€rst Du dieses heikle Thema Deinem Lenkungskreis.

a) Ich erklĂ€re, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit der Papierknappheit mit einem zweiten Lieferanten von der Erde halbiert werden könnte und empfehle die prĂ€ventive Maßnahme der Kontaktaufnahme.

b) Ich erklĂ€re, dass die Sorge zu wenig Geschenkpapier zu haben mit einem zweiten Lieferanten vom Tisch ist und bitte um Erlaubnis, ihn kontaktieren zu dĂŒrfen.

Mit prĂ€ventiven Maßnahmen kann man den Eintritt eines Risikos nicht verhindern, man kann ihn nur verringern. Zu versprechen, dass mit einem irdischen Lieferanten genĂŒgend Papier vorhanden sein wird, ist nicht korrekt.

Alle Rentiere erkĂ€lten sich im nasskalten Winterwetter und haben jetzt eine rote Schnupfen-Nase. Damit weiß Rudolph nicht mehr, welche Rolle er hat. DĂŒrfen jetzt alle Rentiere in nebligen Regionen ausliefern? Wir reagierst Du auf seine Besorgnis?

a) Du veranlasst Lichtmessungen aller Nasen. Die hellste bekommt die Nebelregionen.

b) Du konsultierst den himmlischen Tierarzt, um zu erfahren, ob der Schnupfen bis Weihnachten anhÀlt und der Leuchtstatus stabil bleibt.

c) Du fĂŒhrst erst einmal ein vertrauliches GesprĂ€ch mit dem wichtigen Stakeholder Rudolph und versuchst mit ihm eine Lösung zu finden.

Wenn die Rentiere Schnupfen haben, solltest Du natĂŒrlich Deiner FĂŒrsorgepflicht nachkommen und sie zum Arzt schicken.

Aber zuerst einmal musst Du mit Rudolph reden. Als wichtigen Stakeholder mit viel Macht und Einfluss muss einem möglichen Konflikt gleich begegnet werden.

Zu Deinen Projekt Team Meetings kommen immer weniger Engel. Wie reagierst Du?

a) Du sagst das Meeting ab. Es interessiert eh keinen.

b) Du bestichst die Teilnehmenden mit himmlischem WeihnachtsgebÀck.

c) In EinzelgesprĂ€chen fragst Du die Engel, was ein Team Meeting fĂŒr sie wirklich wertvoll machen wĂŒrde, und passt Zeit und Format an.

Wenn im letzten Drittel eines Projektes immer weniger Engel zu einem Meeting kommen, kann es daran liegen, dass keiner mehr Zeit hat, diese in Meetings zu verschwenden. Die Kommunikation im Team aufzugeben wĂ€re jedoch fatal. Gehe auf die WĂŒnsche der Engel ein und passe das Meeting auf ihre BedĂŒrfnisse an.

Die ersten Schlitten verlassen die Packstationen zur ISS.

Engel Ignasius hat Wunder bewirkt.

Die Schlitten liegen stabil in der Kurve. Kein Paket fÀllt runter.


Auf der Basis des Business Cases erstellst Du jetzt mit dem Weihnachtsmann Deinen Projektsteckbrief. Dieser hat so etwas noch nie gemacht. Wie erklÀrst Du den Nutzen des Dokumentes?

a) Definiert das Projekt auf einer Seite, so dass beide die gleiche Vorstellung davon entwickeln können. Das Dokument kann dann auch an der Himmelspforte angehÀngt werden, damit sich alle informieren können.

b) Verpflichtet den Auftraggeber, sich festzulegen. SpĂ€tere Änderungen werden teuer.

c) Kann zur Beantragung des Projektes beim himmlischen Projektportfolioboard eingereicht werden.

    a) und c) Sind richtig. Der Steckbrief ist ein frĂŒhes Dokument, mit dessen Hilfe Auftraggeber und Projektleitung eine gemeinsame Vorstellung des Projektes entwickeln und dokumentieren. Und mit dessen Hilfe das Projekt beim Portfolioboard eingereicht und bewertet wird.

    Deine Stakeholderanalyse hat die wichtigsten Stakeholder ermittelt:
    Der Weihnachtsmann, der himmlische Betriebsrat, der SchĂŒlersprecher als Vertretung der Projektkunden, Engel Gabriel als Machtpromotor und der Vorsitzende der Vereinigung frohlockender HimmelssĂ€nger.

    Mit welchen Kommunikationsstrategien belegst Du sie vorwiegend?

    a) Partizipativ

    b) Diskursiv

    c) Repressiv

    d) Stumpf aktiv

      Mit vorwiegend partizipativen Maßnahmen, um auch Verantwortung an sie zu ĂŒbertragen, wie z.B.

      • HintergrundgesprĂ€che fĂŒhren
      • In den Lenkungskreis berufen
      • Fachmeetings, wie "Austausch zum frohlockenden Singen in der Weihnachtszeit  und dessen Herausforderungen fĂŒr die Zuhörer"

        Die himmlische Kommunikation ist vielfÀltig und verwirrend. Was unternimmst Du, um zielgerichteter kommunizieren zu können?

        a) Ich lasse jeden mit jedem reden, damit immer alle informiert sind.

        b) Ich engagiere einen himmlischen Ausrufer, der dreimal am Tag die wichtigsten Neuigkeiten verkĂŒndet.

        c) Ich erstellen einen Kommunikationsmanagement Plan um gezielt, zielgruppengerecht und fĂŒr alle transparent kommunizieren zu können.

        Es ist natĂŒrlich der Kommunikationsmanagement Plan, den ich zur Errichtung eines professionellen Projektkommunikationssystems einrichte.

        Das himmlische Projektcontrolling berichtet Dir, dass die Spielzeugpreise angezogen haben und das veranschlagte Budget fĂŒr die Geschenke nicht ausreicht. Was machst Du? 

        a) Ich fange an, Lotto zu spielen.

        b) Ich kaufe weniger Spielzeug; ist sowieso besser fĂŒr die Umwelt.

        c) Ich beantrage mehr Geld fĂŒr den Einkauf beim himmlischen Lenkungskreis.

        Mit einer NachtragsschÀtzung wende ich mich an den himmlischen Lenkungskreis. Er muss entscheiden, ob Nachhaltigkeit oder Einhaltung des Scope wichtiger sind.

        Die Leitung der Wunschannahme kommt auf Dich zu, weil sich jemand einen echten Drachen zu Weihnachten wĂŒnscht. Was sagst Du ihr?

         

        a) Cool, Du wolltest schon immer mal einen Drachen mit eigenen Augen sehen.

        b) Du erinnerst Dich an Deine Compliance Schulung und weist den Wunsch zurĂŒck, da bedrohte Tierarten nicht verschenkt werden dĂŒrfen.

        c)Es gibt keine Drachen.

        Du erinnerst Dich natĂŒrlich an Deine Compliance Schulung und verweigerst den Wunsch. Den Drachen lĂ€sst Du dort, wo ihn keiner finden und er in Ruhe weiterleben kann


        Heute lÀuft alles nach Plan.

        Fast unheimlich


        Genieße es!

        Die Engel in der Packerei, der Stalldienst fĂŒr Rudolph, die PlĂ€tzchenbĂ€cker, die himmlische Paketlogistik, der Betriebsrat mit der Urlaubsplanung
 alle fragen nach ersten Terminen und Details. Welchen Plan erstellst Du fĂŒr sie?

        a) Ein Lastenheft

        b) Einen Phasenplan

        c) Ich gebe ihnen den Steckbrief

        d) Ich sage, sie sollen warten

        Du erstellst einen Phasenplan mit Meilensteinen und einer ersten groben Aufteilung der AufwĂ€nde. Damit haben alle schon einmal eine grobe Vorstellung ĂŒber den Ablauf und können sich darauf einstellen.

        FĂŒr ganz Eilige kannst Du auch den Steckbrief rausgeben, wenn Du den Phasenplan noch nicht fertig hast.

        Ein junger hipper Engel meint, er macht nur mit, wenn das ganze agil durchgefĂŒhrt wird. Der Weihnachtsmann will auch agil, denn dann geht das Ganze noch schneller hĂ€tte er gehört. FĂŒr welches Vorgehensweise entscheidest Du Dich?

        a) Agil, denn alles anderes ist Schnee von gestern.

        b) Planbasiert, damit wir eine höhere Planungssicherheit bezĂŒglich des Termines haben

        c) Planbasiert, weil das Projekt eine mittlere KomplexitĂ€t hat und bei allen Beteiligten eine relativ genaue Vorstellung ĂŒber das Ergebnis vorliegt

        d) Agil, weil es besser in die recht hierarchische Kultur des himmlischen Unternehmens passt

        Du solltest Dich fĂŒr eine klassische planbasierte Vorgehensweise im Wasserfallmodell entscheiden, denn Anforderungen und Umsetzung sind weitestgehend bekannt. Dies sind gute Voraussetzungen fĂŒr eine realistische Projektplanung zu Beginn des Projektes, auf der das komplette Projekt durchgefĂŒhrt werden kann.

        Der besonders Àngstliche Engel Kunibert will unbedingt eine Risikoanalyse machen, damit keine Katastrophen wie in den letzten Jahren passieren. Was entgegnest Du ihm?

         a) Eine Risikoanalyse verhindert keine Katastrophen. Sie verringert nur deren Eintrittswahrscheinlichkeit.

        b) Eine Risikoanalyse ist immer eine gute Idee, um wachsam auf Dinge zu achten, die den Projekterfolg gefÀhrden können.

        c) Wir sollten nicht nur Risiken, sondern auch Chancen analysieren, die sich aus dem Projekt ergeben könnten.

        Sag ihm doch alle drei Punkte!

        Das Planungskommittee hat ermittelt, dass die Auslieferung der Geschenke zur internationalen Raumstation ISS zwei Tage lÀnger dauert als die Auslieferung auf der Erde. Wie stellst Du das in Deinem Balkenplan dar?

        a) Vorgang „alle Schlitten beladen“ zu Vorgang Auslieferung ISS NN-2

        b) Sprungfolge +2 weil Rudolph wirklich weit springen muss.

        c) Vorgang Schlitten beladen zu Vorgang Auslieferung ISS NN+2

        Vorgang alle Schlitten beladen zu Vorgang Auslieferung ISS NN-2 ist korrekt. Der Schlitten zur ISS muss zuerst beladen werden, und dann zwei Tage vor all den anderen starten.

        Es hat sich schon lĂ€nger angekĂŒndigt. Jetzt droht der weihnachtliche Packdienst mit Streik. Wie versuchst Du eine weitere Verzögerung des Projektes zu vermeiden?

         

        a) Ich drohe mit einem Konzert von Engel Trubadix.

        b) Sofort steige ich in Verhandlungen ein und versuche nach dem Harvard Prinzip meine und die BedĂŒrfnisse der Engel in Übereinklang zu bringen.

        c) Da der Projekterfolg von einer rechtzeitigen Geschenkelieferung abhÀngt, sind die Packengel am lÀngeren Hebel. Also muss ich auf sie zugehen.

        Engel Kunibert hat ja immer schon gesagt, dass noch schlimme Dinge passieren werden. HÀttest Du bei der Risikoanalyse auf ihn gehört, dann hÀttest Du der Unzufriedenheit der Packengel prÀventiv begegnen können. Jetzt kannst Du nur noch korrektiv eingreifen. Das kostet Zeit und Geld.

        Morgen verlassen auch die letzten Rentiere mit ihren Engeln den Nordpol. Es herrscht spannungsvolles Treiben.

        Was bleibt jetzt noch fĂŒr Dich zu tun?

        Ich bitte den Lenkungskreis die Arbeit der Engel an die unterschiedlichen WirkungsstĂ€tten zu wĂŒrdigen: der Wunschzentrale, der himmlischen Einkaufabteilung und der WerkstĂ€tten, der Packstation, dem Stalldienst der Rentiere


        Dieses Projekt konnte nur mit der UnterstĂŒtzung aller durchgefĂŒhrt werden.

        Das Projekt hat mehr gekostet, als ursprĂŒnglich veranschlagt. Es wurden dieses Jahr weniger Geschenke ausgeliefert als sonst. Allein der Auslieferungstermin wurde eingehalten. War das Projekt erfolgreich?

        Die höchste ZielprioritĂ€t hatte der eingehaltene Liefertermin. Der Trendbesen Nimbus 2000 konnte geliefert werden. Rudolph als wichtiger Stakeholder wurde nicht durch Elche ersetzt. Die anderen Rentiere haben ihre ErkĂ€ltung ĂŒberstanden
NatĂŒrlich war es erfolgreich.

        Du bist mĂŒde aber glĂŒcklich, dieses Projekt gewuppt zu haben. Halleluja!

        Fröhliche Weihnachten!

        Und Frieden auf Erden


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