Der himmlische Rat sitzt zusammen
Die Auslieferung der Weihnachtspakete lief die letzten Jahre alles
andere als gut. Corona, Klimawandel, Brexit…. Es wird immer komplizierter...
Der himmlische Rat 🎅 sitzt zusammen. Die Auslieferung der Weihnachtspakete 🎁lief die letzten Jahre alles andere als gut. Corona, Klimawandel, Brexit….
Es wird immer komplizierter.
Die Beteiligten werden auch nicht jünger. Stress muss reduziert werden. Man beschließt, dieses Jahr professionell zu werden. Ein richtiger Projektmanager muss her‼️ Jemand, der weiß, wie man den Weihnachtsversand mit den besten Geschenken kostengünstig organisiert. Und natürlich pünktlich zu Weihnachten. Die Wahl fällt auf Dich!
In den nächsten 24 Tagen wirst Du mit himmlischen Herausforderungen konfrontiert. Du musst Dich über die Motivation von Rentieren 🦌schlau machen und mit dickköpfigen Engeln 👼diskutieren. Dein Auftraggeber wird Unmögliches von Dir verlangen, ohne genau sagen zu können, was das Unmögliche sein soll ⁉️ Der weihnachtliche Packdienst droht mit Streik. Und dem Nikolaus🎅 fallen immer neue Sachen 🎁ein, die man auch noch schenken könnte.
Alles in allem ein ganz normales Projekt.
Außer, dass die Herausforderungen schön geordnet Tag für Tag kommen. Jeden Tag eine. Fast wie in einem Adventskalender📅🎄. Und dass Du von uns am Projektende ein Buch 📖 geschenkt bekommst. Aber nur, wenn Dein Projekt wirklich erfolgreich war‼️
Unter den besten Projektleitern und Projektleiterinnen verlosen wir drein Bücher. Hinterlasse bitte einfach deinen Namen und E-Mail-Adresse. Dann informieren wir Dich, ob Du gewonnen hast!
Wir wünschen Die ein unterhaltsames Weihnachtsprojekt❣️
Du befindest Dich in der Initialisierungsphase Deines Projektes und willst mehr über den Zweck des Projektes erfahren. Welches Dokument sollen Dir die himmlischen Initiatoren zuerst geben?
1. Pflichtenheft
2. Phasenplan
3. Detaillierte Kostenplanung
4. Business Case
Es ist der Business Case. Er wird Dir vom Weihnachtsmann überreicht. Wenn er noch nicht vorliegt, kannst Du ihn mit ihm und dem Erzengel Gabriel als wichtigen Machtpromotor auch bei Kaffee und Plätzchen zusammen erstellen. Er wird euch später helfen den Nutzen des Projektes abzuschätzen und nach Projektende, ob sich das Projekt gelohnt hat.
Das Pflichtenheft wird erst viel später vom Projektteam geschrieben, nachdem der Auftraggeber des Projektes bereits ein Lastenheft erstellt hat.
Der Phasenplan ist ein erster Zeitplan und wird erst in der Definitionsphase erstellt. Die Kostenplanung sogar noch später in der Detailplanungsphase.
Der Nikolaus als wichtiger Stakeholder kommt vorbei und hat für seinen Event eine tolle Idee, die jedoch zu einer Zeitverzögerung des Projektes führen kann. Wie reagierst Du?
a) Für einen wichtigen Stakeholder wie ihn führe ich natürlich die Wünsche aus. Wer will es sich schon mit dem Nikolaus verscherzen und einen leeren Socken riskieren?
b) Ich lehne seine Anforderung ab, da die höchste Prio des Projektes die Einhaltung des Zeitplans sei, um den 24. Dezember nicht zu gefährden. Sein Wunsch könne dieses Jahr nicht erfüllt werden.
c) Ich empfehle ihm seinen Wunsch beim Lenkungskreis einzureichen und ihn über die Umsetzung entscheiden zu lassen. Du als Projektleitung kannst nicht über eine Erweiterung des Scopes entscheiden.
Welche Projektorganisationsform bevorzugst Du für das Projekt?
a) Die Projekteinflussorganisation, damit möglichst keiner im Himmel von der Geschenkeauslieferung beeinträchtigt wird und seinem Tagesgeschäft nachgehen kann.
b) Eine starke Projektmatrixorganisation, um möglichst viel Macht bei der Projektleitung und im Team zu haben. Der Zeitplan muss gehalten werden.
c) Eine reine Projektorganisation, damit alle ungestört an den weihnachtlichen Vorbereitungen arbeiten können.
Ein Engel weigert sich, Geschenke für Jungs mit einem rosa Geschenkband einzupacken. Es gibt aber nur noch rosa Geschenkband. Wie reagierst Du als Projektleitung?
a) Ich Delegieren den Vorgang an den himmlischen Gleichstellungsbeauftragten. Soll er das Problem lösen.
b) Ich mache von meiner Richtlinienkompetenz gebraucht und veranlasse, dass Geschenke für Jungs ohne Geschenkbank ausgeliefert werden.
c) Ich spreche mit dem Engel über sein Bedürfnis, Jungs mit blauen Geschenkbändern zu versorgen und erfahre somit mehr über seine Beweggründe. Dann treffe ich eine Entscheidung.
Der neue Nimbus 2000 (der Flugbesen von Harry Potter) ist dieses Jahr das Trendgeschenk. Jedoch ist er schwierig einzupacken. Somit liegt das himmlische Pack Team hinter seiner Planung zurück.
Wie reagierst Du?
a) Ich will die Engel nicht stressen, dann werden wir eben später fertig.
b) Ich helfe mit packen.
c) Ich erhöhe die Anzahl der Team Mitglieder.
Die höchste Zielpriorität hat die Einhaltung der Auslieferung. Deshalb muss ich die Anzahl der Packengel erhöhen.
Als Projektleitung in einem komplexen Projekt selbst mit anzupacken ist vielleicht ehrbar, jedoch läufst Du Gefahr, den Überblick zu verlieren, weil Du die Leitungs- und Vogelperspektive verlässt.
Der Qualitätsengel lässt die Schlitten nicht losziehen, da sie den Elchtest nicht bestanden haben.
a) Du bestichst ihn mit himmlischem Weihnachtsgebäck.
b) Du vermutest eine Intrige der Rentiere, die dieses Jahr nicht in die Kälte raus wollen und ersetzt sie durch besagte Elche.
c) Du ziehst Deine Wunderwaffe Engel Ignasius aus dem Ärmel, der noch jedes technische Problem gelöst hat.
Nachdem Du Deinem Auftraggeber, dem Weihnachtsmann, die Zielpriorität im magischen Dreieck erklärt hast, fragst Du nach seiner Entscheidung. Er sagt, er hätte keine Prio, alles sei wichtig: in time, in scope und in budget. Nach weiteren Diskussionen hat er endlich verstanden, dass nur eine der Zielgrößen auf Prio 1 stehen kann. Was denkst Du, wie er sich entscheidet?
a) Höchste Prio Scope
b) Höchste Prio Budget
c) Höchste Prio Time
Das himmlische Portfolioboard hat das Projekt genehmigt. Das Projekt tritt in die Definitionsphase ein. Der Lenkungskreis an den Du als Projektleitung berichtest, soll besetzt werden. Wer eignet sich als Mitglied?
a) Der Weihnachtsmann als Projektauftraggeber
b) Rudolph das Rentier
c) Der Schülersprecher des evangelischen Gymnasiums in Bielefeld
d) Du als Projektleitung
Im Lenkungskreis sollte der Weihnachtsmann als Projektauftraggeber und der Schülersprecher als Kunde des Projektes sitzen (auch wenn es Bielefeld nicht gibt…). Eine Vertretung des himmlischen Betriebsrates sowie der Chefengel der Paketproduktion helfen ebenso mit, die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Rudolph als Mitglied des Projektteams und Du als Projektleitung passen nicht in das Gremium. Ihr seid für die praktische Umsetzung verantwortlich nicht für das Fällen strategischer Entscheidungen.
Deine Risikoanalyse zusammen mit Engel Kunibert hat ergeben, dass das Risiko, nicht genügend himmlisches Geschenkpapier zu Verfügung zu haben, durch die Zulassung eines irdischen Ersatzlieferanten verringert werden könnte. Wie erklärst Du dieses heikle Thema Deinem Lenkungskreis.
a) Ich erkläre, dass die Eintrittswahrscheinlichkeit der Papierknappheit mit einem zweiten Lieferanten von der Erde halbiert werden könnte und empfehle die präventive Maßnahme der Kontaktaufnahme.
b) Ich erkläre, dass die Sorge zu wenig Geschenkpapier zu haben mit einem zweiten Lieferanten vom Tisch ist und bitte um Erlaubnis, ihn kontaktieren zu dürfen.
Alle Rentiere erkälten sich im nasskalten Winterwetter und haben jetzt eine rote Schnupfen-Nase. Damit weiß Rudolph nicht mehr, welche Rolle er hat. Dürfen jetzt alle Rentiere in nebligen Regionen ausliefern? Wir reagierst Du auf seine Besorgnis?
a) Du veranlasst Lichtmessungen aller Nasen. Die hellste bekommt die Nebelregionen.
b) Du konsultierst den himmlischen Tierarzt, um zu erfahren, ob der Schnupfen bis Weihnachten anhält und der Leuchtstatus stabil bleibt.
c) Du führst erst einmal ein vertrauliches Gespräch mit dem wichtigen Stakeholder Rudolph und versuchst mit ihm eine Lösung zu finden.
Zu Deinen Projekt Team Meetings kommen immer weniger Engel. Wie reagierst Du?
a) Du sagst das Meeting ab. Es interessiert eh keinen.
b) Du bestichst die Teilnehmenden mit himmlischem Weihnachtsgebäck.
c) In Einzelgesprächen fragst Du die Engel, was ein Team Meeting für sie wirklich wertvoll machen würde, und passt Zeit und Format an.
Wenn im letzten Drittel eines Projektes immer weniger Engel zu einem Meeting kommen, kann es daran liegen, dass keiner mehr Zeit hat, diese in Meetings zu verschwenden. Die Kommunikation im Team aufzugeben wäre jedoch fatal. Gehe auf die Wünsche der Engel ein und passe das Meeting auf ihre Bedürfnisse an.
Auf der Basis des Business Cases erstellst Du jetzt mit dem Weihnachtsmann Deinen Projektsteckbrief. Dieser hat so etwas noch nie gemacht. Wie erklärst Du den Nutzen des Dokumentes?
a) Definiert das Projekt auf einer Seite, so dass beide die gleiche Vorstellung davon entwickeln können. Das Dokument kann dann auch an der Himmelspforte angehängt werden, damit sich alle informieren können.
b) Verpflichtet den Auftraggeber, sich festzulegen. Spätere Änderungen werden teuer.
c) Kann zur Beantragung des Projektes beim himmlischen Projektportfolioboard eingereicht werden.
Deine Stakeholderanalyse hat die wichtigsten Stakeholder ermittelt:
Der Weihnachtsmann, der himmlische Betriebsrat, der Schülersprecher als Vertretung der Projektkunden, Engel Gabriel als Machtpromotor und der Vorsitzende der Vereinigung frohlockender Himmelssänger.
Mit welchen Kommunikationsstrategien belegst Du sie vorwiegend?
a) Partizipativ
b) Diskursiv
c) Repressiv
d) Stumpf aktiv
Die himmlische Kommunikation ist vielfältig und verwirrend. Was unternimmst Du, um zielgerichteter kommunizieren zu können?
a) Ich lasse jeden mit jedem reden, damit immer alle informiert sind.
b) Ich engagiere einen himmlischen Ausrufer, der dreimal am Tag die wichtigsten Neuigkeiten verkündet.
c) Ich erstellen einen Kommunikationsmanagement Plan um gezielt, zielgruppengerecht und für alle transparent kommunizieren zu können.
Das himmlische Projektcontrolling berichtet Dir, dass die Spielzeugpreise angezogen haben und das veranschlagte Budget für die Geschenke nicht ausreicht. Was machst Du?
a) Ich fange an, Lotto zu spielen.
b) Ich kaufe weniger Spielzeug; ist sowieso besser für die Umwelt.
c) Ich beantrage mehr Geld für den Einkauf beim himmlischen Lenkungskreis.
Die Leitung der Wunschannahme kommt auf Dich zu, weil sich jemand einen echten Drachen zu Weihnachten wünscht. Was sagst Du ihr?
a) Cool, Du wolltest schon immer mal einen Drachen mit eigenen Augen sehen.
b) Du erinnerst Dich an Deine Compliance Schulung und weist den Wunsch zurück, da bedrohte Tierarten nicht verschenkt werden dürfen.
c)Es gibt keine Drachen.
Die Engel in der Packerei, der Stalldienst für Rudolph, die Plätzchenbäcker, die himmlische Paketlogistik, der Betriebsrat mit der Urlaubsplanung… alle fragen nach ersten Terminen und Details. Welchen Plan erstellst Du für sie?
a) Ein Lastenheft
b) Einen Phasenplan
c) Ich gebe ihnen den Steckbrief
d) Ich sage, sie sollen warten
Du erstellst einen Phasenplan mit Meilensteinen und einer ersten groben Aufteilung der Aufwände. Damit haben alle schon einmal eine grobe Vorstellung über den Ablauf und können sich darauf einstellen.
Für ganz Eilige kannst Du auch den Steckbrief rausgeben, wenn Du den Phasenplan noch nicht fertig hast.
Ein junger hipper Engel meint, er macht nur mit, wenn das ganze agil durchgeführt wird. Der Weihnachtsmann will auch agil, denn dann geht das Ganze noch schneller hätte er gehört. Für welches Vorgehensweise entscheidest Du Dich?
a) Agil, denn alles anderes ist Schnee von gestern.
b) Planbasiert, damit wir eine höhere Planungssicherheit bezüglich des Termines haben
c) Planbasiert, weil das Projekt eine mittlere Komplexität hat und bei allen Beteiligten eine relativ genaue Vorstellung über das Ergebnis vorliegt
d) Agil, weil es besser in die recht hierarchische Kultur des himmlischen Unternehmens passt
Du solltest Dich für eine klassische planbasierte Vorgehensweise im Wasserfallmodell entscheiden, denn Anforderungen und Umsetzung sind weitestgehend bekannt. Dies sind gute Voraussetzungen für eine realistische Projektplanung zu Beginn des Projektes, auf der das komplette Projekt durchgeführt werden kann.
Der besonders ängstliche Engel Kunibert will unbedingt eine Risikoanalyse machen, damit keine Katastrophen wie in den letzten Jahren passieren. Was entgegnest Du ihm?
a) Eine Risikoanalyse verhindert keine Katastrophen. Sie verringert nur deren Eintrittswahrscheinlichkeit.
b) Eine Risikoanalyse ist immer eine gute Idee, um wachsam auf Dinge zu achten, die den Projekterfolg gefährden können.
c) Wir sollten nicht nur Risiken, sondern auch Chancen analysieren, die sich aus dem Projekt ergeben könnten.
Das Planungskommittee hat ermittelt, dass die Auslieferung der Geschenke zur internationalen Raumstation ISS zwei Tage länger dauert als die Auslieferung auf der Erde. Wie stellst Du das in Deinem Balkenplan dar?
a) Vorgang „alle Schlitten beladen“ zu Vorgang Auslieferung ISS NN-2
b) Sprungfolge +2 weil Rudolph wirklich weit springen muss.
c) Vorgang Schlitten beladen zu Vorgang Auslieferung ISS NN+2
Es hat sich schon länger angekündigt. Jetzt droht der weihnachtliche Packdienst mit Streik. Wie versuchst Du eine weitere Verzögerung des Projektes zu vermeiden?
a) Ich drohe mit einem Konzert von Engel Trubadix.
b) Sofort steige ich in Verhandlungen ein und versuche nach dem Harvard Prinzip meine und die Bedürfnisse der Engel in Übereinklang zu bringen.
c) Da der Projekterfolg von einer rechtzeitigen Geschenkelieferung abhängt, sind die Packengel am längeren Hebel. Also muss ich auf sie zugehen.
Morgen verlassen auch die letzten Rentiere mit ihren Engeln den Nordpol. Es herrscht spannungsvolles Treiben.
Was bleibt jetzt noch für Dich zu tun?
Das Projekt hat mehr gekostet, als ursprünglich veranschlagt. Es wurden dieses Jahr weniger Geschenke ausgeliefert als sonst. Allein der Auslieferungstermin wurde eingehalten. War das Projekt erfolgreich?
Die höchste Zielpriorität hatte der eingehaltene Liefertermin. Der Trendbesen Nimbus 2000 konnte geliefert werden. Rudolph als wichtiger Stakeholder wurde nicht durch Elche ersetzt. Die anderen Rentiere haben ihre Erkältung überstanden…Natürlich war es erfolgreich.
Du bist müde aber glücklich, dieses Projekt gewuppt zu haben. Halleluja!
Fröhliche Weihnachten!
Und Frieden auf Erden…
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