Leistungsumfang und Auftragsklärung in hybriden Projekten

Anforderungen, Wünsche und Backlog-Items als flexibler Leistungsanteil

Parallel zu den klaren Lieferobjekten existieren in vielen Projekten weitere Inhalte, die zu Projektbeginn noch nicht vollständig spezifiziert werden können. Dazu gehören:

• zusätzliche fachliche Anforderungen,
• Optimierungswünsche der Anwender,
• neue Erkenntnisse aus Tests oder Pilotphasen,
• regulatorische oder organisatorische Anpassungen.

Diese Inhalte werden nicht als feste Lieferobjekte, sondern als Anforderungen bzw. Backlog-Items behandelt. Sie beschreiben was zusätzlich gewünscht ist, ohne den Lösungsweg bereits festzulegen. Damit bleiben sie bewusst flexibel und priorisierbar.

Entscheidend ist:
Diese Anforderungen werden nicht ungeplant „nebenher“ umgesetzt, sondern strukturiert in das Projekt integriert.

Hybride Iterationslogik: Planungssicherheit und Flexibilität kombinieren

Ein bewährter Ansatz ist die Arbeit in festen Iterationen, beispielsweise von vier Wochen. Innerhalb jeder Iteration wird der Leistungsumfang bewusst aufgeteilt:

• ca. drei Wochen für die Umsetzung der fest geplanten Lieferobjekte
• ca. eine Woche für die Umsetzung priorisierter Backlog-Items

Die festen Lieferobjekte sichern Termin- und Budgettreue, während der flexible Iterationsanteil gezielt Raum für neue oder veränderte Anforderungen schafft.

Die Auswahl der Backlog-Items erfolgt vor jeder Iteration:

• auf Basis von Priorisierung,
• in Abstimmung mit Auftraggeber und relevanten Stakeholdern,
• unter Berücksichtigung der verfügbaren Kapazitäten.

Nicht umgesetzte Anforderungen verbleiben im Backlog und werden in späteren Iterationen erneut bewertet.

Steuerung des Leistungsumfangs

Diese hybride Logik ermöglicht eine klare Steuerung:

• Lieferobjekte geben Struktur, Richtung und Planungssicherheit.
• Backlog-Items sorgen für Anpassungsfähigkeit und Nutzenmaximierung.

Wichtig ist, dass:

• Änderungen an den festen Lieferobjekten nur über formale Entscheidungsprozesse erfolgen,
• der flexible Anteil klar begrenzt ist (z. B. eine Woche pro Iteration),
• Verantwortlichkeiten für Priorisierung und Entscheidung eindeutig geregelt sind.

So wird verhindert, dass das Projekt durch ungeplante Zusatzanforderungen aus dem Ruder läuft.

Fazit

Ein klar strukturierter Leistungsumfang ist kein Widerspruch zu Agilität, im Gegenteil.
Durch die Kombination aus:

• klar definierten Lieferobjekten, die zu Projektbeginn bekannt sind,
• und iterativ geplanten Backlog-Items, die situativ ergänzt werden,

entsteht ein hybrides Vorgehensmodell, das sowohl Planungssicherheit als auch Flexibilität ermöglicht.

Entscheidend ist nicht die Methodik, sondern die bewusste Gestaltung des Leistungsumfangs. Projekte profitieren davon, wenn Stabilität und Anpassungsfähigkeit nicht vermischt, sondern systematisch kombiniert werden.